Die digitale Arztpraxis von Online-Terminplanung bis zum E-Rezept
Etwa 60 Tage im Jahr verbringen Ärzte mit Bürokratie. Das entspricht im Durchschnitt etwa 25 Prozent der Arbeitszeit, die nicht der Patientenversorgung zugerechnet werden können. Eine große Herausforderung für Betreiber einer Praxis ist der Balanceakt zwischen qualitativer medizinischer Versorgung auf der einen Seite und das Führen einer effizienten sowie ertragreichen Praxis auf der anderen Seite. Die digitale Arztpraxis ist ein Ansatz, der mittels Prozessoptimierung und Automatisierungen den administrativen Aufwand minimieren soll.
Bei welchen Arbeitsabläufen hier besonders oft ungenutztes Potenzial liegt und wie Sie dieses durch digitale Lösungen erschließen können, darüber geben wir im Folgenden einen Überblick.
Was versteht man unter digitaler Arztpraxis?
Zur professionellen Aufrechterhaltung einer Arztpraxis zählen vielfältige Aufgaben, die nicht immer direkt mit der medizinischen Versorgung von Patienten zu tun haben. Der Betrieb kann tatsächlich mit einem Unternehmen gleichgesetzt werden, indem administrative Tätigkeiten ebenso zum Alltag gehören wie das eigentliche Kerngeschäft. Für Ärzte und ihre Angestellten sind dies Bereiche wie Dokumentation, Personalmanagement, Verwaltung von Patientendaten und Terminvergaben, Einhaltung von Wartungsintervallen diverser medizinischer Geräte, Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Erstellen von Abrechnungen und selbst Marketing beziehungsweise die Auffindbarkeit im Web gehört dazu.
Während sich Unternehmen laufend mit der Prozessoptimierung befassen, um möglichst kosten- und zeiteffizient arbeiten zu können, wird dies im Gesundheitswesen von Ärzten viel zu häufig vernachlässigt. Das kostet letztlich Geld und Zeit, die besser in die Patientenversorgung fließen könnte. Dabei lassen sich viele dieser Aufgaben längst automatisieren und selbst eine Praxis nahezu papierlos zu führen ist längst möglich. Optimiert und digitalisiert man all diese Teilbereiche zugunsten der eigenen Effizienz und einer verbesserten Patientenversorgung, spricht man von digitaler Arztpraxis.
Wo ist Digitalisierung im Gesundheitswesen wirklich sinnvoll?
Natürlich gibt es mittlerweile für so gut wie jede Aufgabe eine digitale Lösung, doch wirklich sinnvoll sind nicht alle. Ein ganzheitliches Konzept ist die Basis einer gelungenen Praxisorganisation, weshalb wir uns jenen Bereichen widmen möchten, bei denen man mit geringstem Hebel die größtmögliche Verbesserung erzielt.
Die Online Terminplanung für Arztpraxen
Terminvereinbarungen sind häufig durch ein Hin und Her geprägt, da entweder die Praxis oder der Patient einem bestimmten Termin nicht zustimmen kann. Die einfachste Lösung ist eine online Terminbuchung, bei der Patienten auf einen Blick alle verfügbaren Termine einsehen können. So kann die Wahl eines konkreten Termins erfolgen, ohne zeitliche Ressourcen von Ärzt:innen oder ihren Assistent:innen zu beanspruchen. Die Möglichkeit für Patienten Termine zu stornieren verursacht dabei ebenfalls keinerlei Aufwand und eine automatisierte Erinnerung an den Termin verringert die Anzahl von No-Shows, also dem Nichterscheinen zu einem vereinbarten Termin. Essenziell ist dabei auch, dass ein gebuchter online Termin direkt in das Patienteninformationssystem der Arztpraxis eingepflegt und übergreifend synchronisiert wird. Der administrative Aufwand im Zusammenhang mit einer Terminbuchung wird eliminiert und Doppelbuchungen sind ausgeschlossen.
Online-Auftritt und Website für Ärzte
Die letzten Jahrzehnte haben eine Generation mit hohen digitalen Ansprüchen geformt. Menschen beginnen Ihre Suche im Web und wollen dort möglichst alle und allem voran aktuelle Informationen finden können. So sollte eine moderne Arztpraxis eine ansprechende sowie informative Website vorweisen können. Beschreitet man diesen Weg, erkennen viele Ärzte, dass dies allein nicht ausreicht, um sichtbar zu sein. Aufklärung durch den Anbieter von Websites sollte unbedingt auch den Aspekt Onlinepräsenz und SEO (Search Engine Optimization) umfassen. SEO ist ein Teilaspekt des Online-Marketings, der sich damit befasst, eine Website für gewisse Suchbegriffe möglichst als Erstes anzeigen zu lassen. Sie möchten schließlich nicht erst auf Seite drei der Suchergebnisse auftauchen, hinter all den anderen Arztpraxen in Ihrer Umgebung.
Einträge in diverse Verzeichnisse und ein Google My Business-Profil sollten ebenfalls vorhanden sein. Zweiteres inkludiert die allseits bekannte Bewertungsfunktion von Google. Diese hat, wie eine Studie von Splendid Resarch zu Relevanz und Wirkung von Online-Rezensionen, einen erheblichen Einfluss auf die Entscheidung von Patienten für oder gegen eine Arztpraxis. Im Durchschnitt lassen sich einerseits 70 Prozent der Menschen positiv durch Rezensionen beeinflussen, so die Befragung. Andererseits lassen sich knapp 80 Prozent der Befragten durch negative Bewertungen von einer Entscheidung für die gegenständliche Leistung abbringen. Eine laufende Pflege der Online-Reputation und das Einfordern von positiven Bewertungen zufriedener Patient:innen kann ebenfalls automatisiert werden. Ein Beispiel dafür wäre der Einbau einer entsprechenden Aufforderung in Terminbestätigungen, die ohne weiteren Aufwand für mehr Rezensionen sorgen kann.
Ganzheitliche Konzepte zur Digitalisierung
Die Basis für eine erfolgreiche digitale Arztpraxis ist ein grundlegendes Konzept. Ein häufiger Fehler in der Umsetzung besteht darin, sich für diverse Einzellösungen zu entscheiden, nur weil diese, für sich betrachtet, sinnvoll erscheinen. Im Idealfall greifen die Systeme Hand in Hand und können zentral verwaltet werden. Andernfalls drohen mit zunehmendem Alter der Einzellösungen Kompatibilitätsprobleme und erhöhter Wartungsaufwand. Das EPD (Elektronisches Patientendossier) bildet dabei eine Basis für die Digitalisierung. Die Vorteile durch das elektronische Patientendossier lassen sich von erfahrenen Ärzten und Ärztinnen schnell erkennen. Während bislang medizinische Unterlagen von anderen Fachärzten postalisch oder noch per Fax angefordert werden mussten, ist über das EPD ein zentraler Abruf möglich. Durch einen einfachen und sicheren Zugriff auf eine Sammlung relevanter Informationen rund um die Gesundheit für jeden Patienten und jede Patientin, sinkt die Quote an Fehlentscheidungen oder Doppelbehandlungen, womit sich letztendlich die Patientensicherheit weiter erhöht. Der Zugriff darauf wird durch die Patient:innen selbst erteilt und legt fest, wer wie lange auf welche Daten zugreifen kann. Ist das EPD einmal mit Ihrem eigenen System verbunden, gestaltet sich der interprofessionelle Austausch deutlich einfacher. Seit dem letzten Jahr wird das elektronische Patientendossier in mehreren Kantonen genutzt: Tendenz steigend.
Das Arbeiten mit eRezepten
Auch eRezepte (elektronische Rezepte) stellen eine digitale Optimierung dar und lassen sich beispielsweise über das EPD integrieren. Diese können von Ärzt:innen über das Primärsystem erstellt werden und werden mit einem QR-Code versehen. Über diesen wiederum können Apotheken die Rezepte unkompliziert in ihr System übernehmen. Das eRezept enthält dabei sämtliche Informationen über die verschriebenen Medikamente und die Medikation, wie auch bereits das herkömmliche Patienten-Rezept. Weniger Bürokratie, weniger Papier und raschere Abläufe sind damit gewährleistet. Nicht nur in Ihrer eigenen Praxis, sondern auch mehr und mehr Apotheken nehmen sich dem eRezept an. Im Kanton Aargau gibt es nahezu keine Apotheke mehr, die auf darauf verzichtet. Zwar ist nicht alles Gold, was glänzt, denn das System ist schließlich noch sehr neu, aber dennoch sind die Vorteile primär für Ihre eigene Praxis potenziell sehr groß, sobald Termine zum Abholen eines Rezeptes ganz simpel wegfallen.
Doch nicht nur in der Verwaltung lassen sich Prozesse optimieren, auch in der Behandlung beziehungsweise der Erstkonsultation selbst kann die Effizienz in einigen Fällen erhöht werden.
Die Online-Videokonsultation
Erleichtert vieles: kurze Termine können problemlos auch rein digital stattfinden
Vereinzelt entsteht bei Patienten der Eindruck, wegen eines Anliegens lange Wartezeiten inklusive Aufsuchen der Arztpraxis in Kauf nehmen zu müssen, um letztlich 90 Sekunden im Behandlungsraum zu verbringen. Nicht immer ist es sinnvoll Patienten vor Ort haben zu müssen und genau hier setzt die Videokonsultation an. Die Vorteile finden sich in der Zeitersparnis seitens des Gesundheitspersonals sowie auch in der Administration und dem Patientenempfang. Die Video-Gespräche können über externe Software stattfinden, die Terminplanung findet allerdings aus Gründen der Simplifizierung über das administrative System einer Praxis statt.
In diesem Bereich gibt es bereits einige Möglichkeiten, wobei die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien sowie eine einwandfreie technische Funktionalität an erster Stelle stehen müssen. Als Arzt können Sie dann selektieren, inwiefern eine Online-Videokonsultation für den jeweiligen Patienten geeignet ist. Einfache Fragen oder Behandlungsmöglichkeiten lassen sich so rasch und kostengünstig erledigen.
Die digitale Arztpraxis eine logische Konsequenz unserer Zeit
Da es im Gesundheitssystem einen laufenden Balanceakt zwischen qualitativ hochwertiger Patientenbehandlung und wirtschaftliche Rentabilität zu bestreiten gilt, muss ein Hauptaugenmerk auf der Optimierung von Prozessen liegen. Die Digitalisierung hat sich lange nur auf die Entwicklung von medizinischem Equipment beschränkt und zu lange den administrativen Aufwand im Gesundheitswesen ausgeblendet. Mit einem Konzept zur Automatisierung verschiedener Abläufe in Ihrer Praxis lässt sich eine Win-win-Situation für Patient und Arzt erzeugen. Mehr Flexibilität für beide Seiten sowie Zeit und Geldersparnis aufseiten der Ärzt:innen sind attraktive Gründe einen frühzeitigen Themenschwerpunkt auf die Digitalisierung zu setzen, die sich langfristig ohnehin Schritt für Schritt etablieren wird.
Titelbild von National Cancer Institute. Weiteres Bild von LinkedIn Sales Solutions.
