Cabinet médical digital — de la réservation en ligne à l'e-prescription

Les médecins consacrent environ 60 jours par an à la bureaucratie. En moyenne, cela correspond à environ 25 % du temps de travail qui ne peut être attribué aux soins des patients. Un défi majeur pour les gestionnaires de cabinets consiste à trouver un équilibre entre la fourniture de soins médicaux de haute qualité, d'une part, et la gestion d'un cabinet efficace et rentable, d'autre part. Le cabinet médical digital est une approche qui vise à minimiser le travail administratif par l'optimisation et l'automatisation des processus. 

Voici un aperçu des processus de travail qui ont souvent un potentiel inexploité et des conseils sur la façon dont vous pouvez libérer ce potentiel avec des solutions numériques. 

Qu'entend-on par cabinet médical digital ?  

La gestion professionnelle d'un cabinet médical implique un large éventail de tâches qui ne sont pas toujours directement liées à la fourniture de soins médicaux aux patients. En fait, la gestion d'un cabinet peut être comparée à celle d'une entreprise où les tâches administratives font autant partie du quotidien que l'activité principale. Pour les médecins et le personnel médical, il s'agit de domaines tels que la documentation, la gestion du personnel, le traitement des données des patients et la prise de rendez-vous, le respect des intervalles d'entretien des différents dispositifs médicaux, la commande de fournitures, la création de factures et même le marketing, ainsi que la visibilité sur le Web.

Alors que les entreprises optimisent constamment leurs processus pour être aussi efficaces que possible en termes de coûts et de temps, les praticiens du secteur des soins de santé négligent encore trop souvent cet aspect. En fin de compte, cela coûte de l'argent et du temps qui pourraient être mieux consacrés aux soins des patients. Pourtant, nombre de ces tâches peuvent être automatisées et il est depuis longtemps possible de gérer le cabinet médical pratiquement sans papier. Lorsque tous ces domaines sont optimisés et numérisés au profit de l'efficacité et de l'amélioration des soins aux patients, on parle de cabinet médical digital.

Où la digitalisation est-elle vraiment raisonnable dans le secteur des soins de santé ?

Bien sûr, il existe aujourd'hui des solutions numériques pour presque toutes les tâches, mais pas toutes ont vraiment de sens. Le concept global est la base d'une organisation réussie des cabinets, c'est pourquoi nous nous concentrons sur les domaines où la plus grande amélioration possible peut être obtenue avec le moindre effort.  

Réservation en ligne pour les cabinets médicaux

La prise de rendez-vous est souvent une situation de va-et-vient lorsque le cabinet ou le patient n'arrivent pas à se mettre d'accord sur un rendez-vous particulier. La solution la plus simple est la réservation en ligne qui permet aux patients de voir en un coup d'œil tous les rendez-vous disponibles. De cette façon, la sélection d'un créneau horaire spécifique peut se faire sans utiliser les ressources de temps des médecins ou de leurs assistants. La possibilité pour les patients d'annuler un rendez-vous ne demande également aucun effort et les rappels automatiques réduisent le nombre de « non présentations », c'est-à-dire l'absence à un rendez-vous convenu. Il est également essentiel qu'un rendez-vous pris en ligne soit automatiquement ajouté au système d'information des patients du cabinet médical et entièrement synchronisé. Cela permet d'éliminer tout effort administratif lié à la planification de rendez-vous et d'exclure le risque de double réservation.

Présence en ligne et site web pour les médecins

Les dernières décennies ont vu naître une génération avec des attentes élevées en matière de numérisation. Les gens commencent leurs recherches sur le web et veulent y trouver le plus d'informations à jour possible. Ainsi, le cabinet médical moderne doit disposer d'un site web attrayant et informatif. Cependant, de nombreux professionnels de santé réalisent que cela ne suffit pas pour être visibles. La formation dispensée par le fournisseur de sites web doit absolument inclure l'aspect de la présence en ligne et de l'optimisation des moteurs de recherche (le référencement, ou SEO). Le référencement est un des aspects du marketing en ligne qui consiste à faire en sorte que le site web apparaisse le plus possible en première page des résultats de recherche pour des mots clés. Après tout, vous ne voudriez pas apparaître à la page 3 des résultats de recherche, derrière tous les autres cabinets médicaux de votre région. 

Des inscriptions dans divers annuaires et une fiche d'établissement sur Google My Business doivent également être disponibles. Ce dernier inclut la célèbre fonction d'évaluation de Google. Selon une étude sur la pertinence et l'impact des évaluations en ligne réalisée par Splendid Research, une société allemande d'études de marché, celles-ci ont une influence considérable sur la décision des patients pour ou contre un cabinet médical. Cette étude révèle qu'en moyenne, 70 % des personnes sont influencées positivement par les évaluations. D'autre part, les évaluations négatives peuvent dissuader près de 80 % des personnes interrogées de choisir le service en question. L'amélioration continue de la réputation en ligne et la collecte d'évaluations positives de la part de patients satisfaits peuvent également être automatisées. Par exemple, l'inclusion d'une demande correspondante dans la confirmation de rendez-vous peut favoriser l'augmentation du nombre de commentaires sans effort supplémentaire.

Concepts globaux de la digitalisation

La base pour un cabinet digital réussi est un concept fondamental. Une erreur fréquente dans la mise en œuvre est d'opter pour diverses solutions individuelles simplement parce qu'elles semblent avoir du sens lorsqu'elles sont considérées isolément. Dans l'idéal, les systèmes fonctionnent main dans la main et peuvent être gérés de manière centralisée. Dans le cas contraire, plus les solutions individuelles sont anciennes, plus elles risquent de poser des problèmes de compatibilité et d'augmentation des coûts de maintenance. Le DEP (dossier électronique du patient) constitue une base pour la digitalisation. Les avantages offerts par le dossier électronique du patient peuvent être clairement visibles pour les professionnels de santé expérimentés. Jusqu'à présent, les documents médicaux devaient être demandés à d'autres spécialistes par courrier ou par fax, mais le DEP permet une récupération centralisée. L'accès simple et sécurisé à un ensemble d'informations pertinentes sur la santé de chaque patient réduit le taux d'erreurs de décision ou de doubles traitements, ce qui augmente encore la sécurité des patients. L'accès au DEP est accordé par les patients eux-mêmes et détermine qui peut accéder, à quelles données et pour combien de temps. Une fois que le DEP est connecté à votre système, les échanges interprofessionnels deviennent beaucoup plus faciles. Depuis l'année dernière, le dossier électronique du patient est utilisé dans plusieurs cantons : et la tendance est à la hausse.

Travailler avec les e-prescriptions

Les e-prescriptions (prescriptions électroniques) représentent également une optimisation numérique et peuvent être intégrées via le DEP, par exemple. Elles peuvent être créées par les médecins via le système primaire et sont munies d'un code QR. Les pharmacies peuvent utiliser ce code pour transférer facilement les prescriptions dans leur système. L'e-prescription contient toutes les informations sur les médicaments et produits prescrits, tout comme la prescription traditionnelle du patient. Cela garantit moins de bureaucratie, moins de papier et des processus plus rapides. Non seulement dans votre cabinet, mais aussi dans de plus en plus de pharmacies qui adoptent les prescriptions électroniques. Dans le canton d'Argovie, il ne reste pratiquement aucune pharmacie qui ne les utilise pas. Tout ce qui brille n'est pas or. En effet, le système est encore très récent, mais les avantages sont potentiellement énormes, surtout pour votre cabinet, car la nécessité de prendre rendez-vous pour retirer la prescription disparaît tout simplement.

Cependant, les processus peuvent être optimisés non seulement au niveau administratif ; dans certains cas, l'efficacité peut également être améliorée pendant le traitement ou la consultation primaire. 

Consultation vidéo en ligne

Beaucoup de choses sont simplifiées : les rendez-vous courts peuvent aussi se dérouler entièrement par voie numérique sans aucun problème

Les patients ont parfois l'impression de devoir attendre longtemps, y compris dans le cabinet médical, pour finalement passer 90 secondes dans la salle de soins. Il n'est pas toujours nécessaire de recevoir les patients dans le cabinet, et c'est exactement dans ce cas que la consultation vidéo est utile. Les avantages résident dans le gain de temps pour les professionnels de santé ainsi que dans l'administration et l'accueil des patients. Les appels vidéo peuvent être effectués via un logiciel externe, mais pour des raisons de simplification, les rendez-vous sont réservés via le système administratif du cabinet médical.

Il existe déjà quelques solutions dans ce domaine, mais le respect des directives de protection des données et une fonctionnalité technique impeccable doivent être prioritaires. En tant que médecin, vous pouvez alors décider si une consultation vidéo en ligne est appropriée pour un patient particulier. Les questions simples ou les possibilités de traitement peuvent ainsi être traitées rapidement et à moindre coût.

Le cabinet médical digital est une conséquence logique de notre époque

Puisque le système de santé doit continuellement trouver un équilibre entre la qualité des soins aux patients et la rentabilité économique, l'un des principaux objectifs doit être l'optimisation des processus. La numérisation s'est longtemps limitée au développement des équipements médicaux et a trop souvent ignoré la charge de travail administrative du système de santé. Avec le concept d'automatisation de différents processus dans votre cabinet, il est possible de créer une situation gagnant-gagnant pour le patient et le médecin. Une plus grande flexibilité pour les deux parties ainsi que des économies de temps et d'argent pour les médecins sont de bonnes raisons de se concentrer sur la numérisation dès le début, car elle évoluera encore progressivement à long terme. 

_{Image de couverture de l'Institut national du cancer. Image supplémentaire de LinkedIn Sales Solutions.}