Création d'un cabinet médical : liste de contrôle et aspects à prendre en compte

Avoir son propre cabinet médical est un objectif professionnel à la fois lucratif et attrayant pour de nombreux médecins et thérapeutes dans une grande variété de domaines. Environ 22 000 professionnels de santé agréés dans plus de 14 000 établissements de santé suisses¹ confirment que de nombreux médecins et thérapeutes sont prêts à franchir ce pas. Un degré plus élevé d'autodétermination, de réalisation personnelle et d'indépendance sont des motivations qui rendent le travail indépendant si séduisant pour les médecins.

Cette étape n'est évidemment pas simple parce que la formation médicale n'est pas la seule exigence. Elle implique également un esprit d'entreprise et des responsabilités supplémentaires qui doivent être soigneusement étudiées à l'avance. Dans ce qui suit, nous souhaitons vous présenter les aspects à prendre en compte et les étapes à suivre lors de la création d'un cabinet médical. 

La décision de devenir indépendant

Vous avez certainement déjà réfléchi à la pertinence de cette étape pour vous. La décision de devenir indépendant et de créer votre propre cabinet médical comporte de nombreux aspects dont vous pouvez discuter avec d'autres personnes. Profitez de l'expérience de votre entourage personnel et professionnel et discutez avec des collègues qui ont leur propre cabinet et d'autres qui n'en ont pas. Vous obtiendrez progressivement une image complète de votre propre entreprise, car outre les compétences médicales, le travail indépendant implique également de traiter des questions telles que :

• La gestion du personnel 
• Le marketing et la communication
• La gestion de la qualité
• La gestion financière de l'entreprise
• L'infrastructure de votre cabinet.

Ces aspects occupent une part importante de votre temps qui n'est pas consacré aux soins médicaux et donc à votre tâche principale. Une fois que vous avez décidé de créer votre propre cabinet, vous devez entamer un processus de planification bien structuré et systématique.

Étape par étape pour créer un cabinet médical

Supposons que vous souhaitiez ouvrir un cabinet de psychothérapie ou de physiothérapie. Tout d'abord, vous devez vous demander comment vous souhaitez créer votre cabinet. En général, il existe de nombreuses options à envisager, qui peuvent être très différentes en termes de finances et d'investissement initial.

1. Création ou reprise ?

Reprendre un cabinet existant en tant que successeur ou en créer un nouveau fait une différence significative. Dans le cas d'une création, il faut s'attendre à un investissement initial considérable, ainsi qu'à un risque accru lié au choix du lieu, à la recherche de personnel et à la gamme de services. Cela contraste avec la reprise d'un cabinet existant, bien établi, disposant d'une gamme de services spécifique, d'un personnel expérimenté, d'une excellente infrastructure et d'une base de patients.

La reprise et la création ont toutes deux leurs avantages, c'est pourquoi la décision repose essentiellement sur les préférences personnelles en matière de tolérance au risque, la liberté de création souhaitée, les possibilités financières, ainsi que les offres de reprise disponibles dans votre région. Par ailleurs, la forme que vous souhaitez donner à la gestion de votre cabinet est également importante.

     2. Cabinet de groupe ou cabinet individuel ?  

Bien que l'aspect financier semble beaucoup plus intéressant dans un cabinet de groupe ou un cabinet conjoint², ce n'est pas le seul critère. Les préférences personnelles sont également déterminantes, car les avantages professionnels, financiers et personnels peuvent être beaucoup plus importants dans les cabinets de groupe. D'autre part, un cabinet individuel offre une plus grande liberté et moins de risques de conflits lors de la prise de décisions liées au cabinet. Les horaires d'ouverture du cabinet de groupe peuvent toutefois être fixés de manière plus flexible et donc plus étendue, ce qui rend le cabinet plus attrayant pour les patients. Avez-vous décidé de la forme de votre futur cabinet ? Envisagez-vous de la mettre en œuvre ?

      3. Concrétiser la mise en œuvre

Cette phase peut prendre environ 6 à 18 mois. Cette durée dépend de la situation dans laquelle vous vous trouvez actuellement. Planifiez-vous l'ouverture en plus de votre travail à temps plein ou d'autres facteurs de votre environnement influencent-ils une mise en œuvre rapide ? Pour étudier soigneusement tous les aspects et les traiter étape par étape, le temps est le bien le plus important et la préparation représente plus de la moitié du travail. Vous devrez vous occuper des tâches suivantes : 

• Emplacement de la pratique : Cela comprend des facteurs tels que le lieu, l'accessibilité, les concurrents et la proximité d'autres infrastructures médicales telles que les pharmacies, les laboratoires, les hôpitaux, etc.
   
• Espace de travail : Planifiez les salles dont vous avez besoin en dehors des salles de traitement et de réception et la manière dont vous souhaitez les aménager. Des modifications structurelles sont-elles prévues et autorisées ? Faites également attention à la qualité de l'accès à Internet, à l'emplacement des salles de bain, à un espace de rangement suffisant et à l'accessibilité. Les contrats de location et les délais doivent aussi être conçus pour une possibilité de location à long terme.
  
  
• Équipement : Faites des plans pour les équipements médicaux, le mobilier nécessaire, l'infrastructure informatique telle que les ordinateurs et les systèmes téléphoniques, ainsi que les fournitures généralement requises pour les besoins quotidiens. Tant sur le plan financier que sur celui des locaux.  
  
  
• Permis et autorisations : Préparez tous les documents administratifs pour les diverses autorisations. Il s'agit notamment de l'autorisation d'exercer auprès de la direction générale de la santé, du numéro d'enregistrement au bureau central (à demander à Santésuisse) et de l'enregistrement en tant qu'indépendant.
  
  
• Financement : La planification des investissements et des ressources commerciales donne un aperçu des capitaux nécessaires au démarrage de votre cabinet. Discutez à l'avance avec les éventuels fournisseurs de financement et obtenez un accord de financement à un stade précoce.  
  
  
• Assurances : Pour une protection optimale de vous-même, de votre cabinet, mais aussi de votre personnel, les assurances sont obligatoires dans certains cas et facultatives dans d'autres. Gardez à l'esprit : l'assurance retraite, l'assurance maladie, l'assurance ménage mais aussi l'assurance invalidité. Si vous avez des employés, il faut ajouter l'AVS, la LPP, l'IJM, la LAA ainsi que l'assurance responsabilité civile professionnelle.  
  
  
• Personnel : Il convient d'acquérir des connaissances de base dans ce domaine, de l'offre d'emploi à la rémunération et à la formation continue, en passant par la gestion du personnel et la communication.
  
  
• Travail quotidien : Planifiez et synchronisez les procédures et les heures d'ouverture. Les soins aux patients, les tâches administratives, les règles de remplacement, la documentation des dossiers médicaux, le déroulement de la réception ne doivent pas être laissés au hasard. 
  
  
• Marketing et communication : Comment vous présentez-vous au public ? Où annoncez-vous l'ouverture de votre cabinet et sur quels canaux souhaitez-vous être présent hors ligne, ainsi qu'en ligne ? Comment voulez-vous communiquer avec vos partenaires et, surtout, avec vos patients ? Il est important de prendre en compte les canaux numériques qui augmentent votre efficacité, qu'il s'agisse des évaluations, de la communication ou de la prise de rendez-vous.

Votre cabinet est ouvert – le reste est de l'optimisation

Une fois les phases de planification et de mise en œuvre terminées, vous avez déjà franchi des étapes importantes. Dans votre travail quotidien, vous devez maintenant vous concentrer sur l'acquisition de patients via des canaux appropriés ainsi que sur la fidélisation des patients. Cela nécessite une adaptation permanente. Parler à vos patients et leur demander leur avis peut favoriser cette optimisation initiale. La mise en place de l'automatisation et de la numérisation dans les cabinets médicaux est une clé de leur réussite.  

Les solutions numériques permettent d'accroître l'efficacité pour vous et votre personnel et peuvent en outre améliorer l'expérience des patients. Il s'agit donc d'un facteur essentiel, tant sur le plan financier que pour l'établissement en tant que cabinet médical performant. Avoir votre propre cabinet signifie que les décisions que vous prendrez au quotidien ne seront pas seulement basées sur vos connaissances médicales, mais qu'elles incluront également un point de vue commercial. Une vie pleine de défis, de responsabilités, mais aussi d'un grand potentiel d'épanouissement personnel commence.

Image de couverture par Jason Goodman. Autres images par Kelly Sikkema et Marina Raspopova.