Studio medico digitale — dalla prenotazione online alla ricetta elettronica

I medici spendono circa 60 giorni all'anno in burocrazia. Ciò corrisponde a una media di circa il 25% del tempo di lavoro che non può essere attribuito alla cura dei pazienti. Una grande sfida per i manager degli studi è trovare un equilibrio tra la fornitura di cure mediche di alta qualità da un lato e la gestione di uno studio efficiente e redditizio dall'altro. Lo studio medico digitale è un approccio che mira a ridurre al minimo il lavoro amministrativo attraverso l'ottimizzazione e l'automazione dei processi. 

Di seguito una panoramica dei processi di lavoro che spesso hanno un potenziale inutilizzato e alcuni consigli su come si può sbloccare questo potenziale con soluzioni digitali. 

Cosa si intende per studio medico digitale?   

La gestione professionale di uno studio medico comporta una vasta gamma di compiti che non sono sempre direttamente collegati alla fornitura di cure mediche ai pazienti. In effetti, la gestione di uno studio può essere paragonata a quella di un'azienda dove i compiti amministrativi fanno parte della routine quotidiana tanto quanto l'attività principale. Per i medici e il personale medico, questo include aree come la documentazione, la gestione del personale, l'elaborazione dei dati dei pazienti e la prenotazione degli appuntamenti, il rispetto degli intervalli di manutenzione per i vari dispositivi medici, gli ordini di fornitura, la creazione di fatture e persino il marketing e la visibilità sul web.

Mentre le aziende ottimizzano costantemente i processi per poter lavorare nel modo più efficiente possibile in termini di costi e di tempo, questo è ancora troppo spesso trascurato dagli operatori del settore sanitario. In definitiva, questo costa tempo e denaro che potrebbero essere spesi meglio per la cura dei pazienti. Eppure molti di questi compiti possono essere automatizzati e gestire uno studio quasi senza carta è stato possibile da molto tempo. Quando tutte queste aree sono ottimizzate e digitalizzate a vantaggio dell'efficienza e di una migliore cura dei pazienti, si parla di uno studio medico digitale.

Dove è davvero ragionevole la digitalizzazione nel settore sanitario?

Certo, oggi ci sono soluzioni digitali per quasi ogni compito, ma non tutte hanno davvero senso. Il concetto globale è la base di un'organizzazione di successo dello studio, quindi ci concentriamo su quelle aree in cui è possibile ottenere il massimo miglioramento possibile con il minimo sforzo.  

Prenotazione online per gli studi medici

Gli appuntamenti sono spesso una questione di tira e molla, quando lo studio o il paziente non riescono a mettersi d'accordo su un particolare appuntamento. La soluzione più semplice è la prenotazione online che permette ai pazienti di vedere a colpo d'occhio tutti gli appuntamenti disponibili. In questo modo, la selezione di una specifica fascia oraria può essere fatta senza occupare risorse di tempo dei medici o dei loro assistenti. La possibilità per i pazienti di cancellare gli appuntamenti non richiede alcuno sforzo e i promemoria automatici riducono il numero di no-show, cioè la mancata presentazione a un appuntamento concordato. È anche essenziale che un appuntamento prenotato online sia automaticamente aggiunto al sistema di informazione dei pazienti dello studio medico e completamente sincronizzato. In questo modo si elimina lo sforzo amministrativo di pianificare gli appuntamenti e il rischio di una doppia prenotazione.

Presenza online e sito web per i medici

Gli ultimi decenni hanno forgiato una generazione con grandi aspettative in ambito digitale. La gente inizia la sua ricerca sul web e vuole trovare quante più informazioni aggiornate possibili. Perciò, uno studio medico moderno dovrebbe avere un sito web accattivante e informativo. Tuttavia, molti professionisti sanitari si rendono conto che questo da solo non è sufficiente per essere visibili. La formazione fornita dal fornitore di siti web deve sicuramente includere l'aspetto della presenza online e dell'ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO). Il SEO è uno degli aspetti del marketing online che consiste nel far apparire il sito web il più in alto possibile nella prima pagina dei risultati di ricerca per determinate parole chiave. Dopo tutto, non vorresti apparire nella terza pagina dei risultati di ricerca, dietro a tutti gli altri studi medici della tua zona. 

Dovrebbero essere disponibili anche iscrizioni in varie directory e un profilo dell'attività su Google My Business. Quest'ultimo include la nota funzione di valutazione di Google. Secondo uno studio sulla rilevanza e l'impatto delle recensioni online condotto da Splendid Research, una società tedesca di ricerche di mercato, esse hanno una notevole influenza sulla decisione dei pazienti a favore o contro uno studio medico. Lo studio ha rilevato che, in media, le recensioni influenzano positivamente il 70 per cento delle persone. D'altra parte, le recensioni negative possono dissuadere quasi l'80% degli intervistati dallo scegliere il servizio in questione. Il miglioramento continuo della reputazione online e la raccolta di recensioni positive dai pazienti soddisfatti possono anche essere automatizzati. Per esempio, includere una domanda corrispondente nella conferma dell’appuntamento può aiutare ad aumentare il numero di commenti senza sforzi aggiuntivi.

Concetti globali di digitalizzazione

La base per uno studio digitale di successo è un concetto fondamentale. Un errore comune nell'implementazione è quello di optare per varie soluzioni individuali semplicemente perché sembrano avere senso se considerate isolatamente. Idealmente, i sistemi lavorano insieme e possono essere gestiti in modo centralizzato. Altrimenti, più vecchie sono le soluzioni individuali, più è probabile che causino problemi di compatibilità e maggiori costi di manutenzione. La CIP (cartella informatizzata del paziente) costituisce una base per la digitalizzazione. I vantaggi offerti dalla cartella informatizzata del paziente possono essere chiaramente riconosciuti da professionisti sanitari esperti. Finora, i documenti medici dovevano essere richiesti ad altri specialisti per posta o fax, ma la CIP permette il loro recupero centralizzato. L'accesso semplice e sicuro a una serie di informazioni sanitarie rilevanti per ogni paziente riduce il tasso di errori decisionali o di trattamenti duplicati, aumentando ulteriormente la sicurezza dei pazienti. L'accesso alla CIP è concesso dai pazienti stessi e determina chi può accedere, a quali dati e per quanto tempo. Una volta che la CIP è collegata al proprio sistema, lo scambio interprofessionale diventa molto più facile. Dall'anno scorso, la cartella informatizzata del paziente è stata utilizzata in diversi cantoni: e la tendenza è in aumento.

Lavorare con le ricette elettroniche

Anche le ricette elettroniche rappresentano un'ottimizzazione digitale e possono essere integrate tramite la CIP, per esempio. Queste possono essere create dai medici attraverso il sistema primario e sono dotate di un codice QR. Le farmacie possono usare questo codice per trasferire facilmente le ricette nel loro sistema. La ricetta elettronica contiene tutte le informazioni sui farmaci e sulle medicine prescritte, proprio come la ricetta tradizionale del paziente. Ciò garantisce meno burocrazia, meno carta e processi più veloci. Non solo nel vostro studio, ma anche in sempre più farmacie che stanno adottando le ricette elettroniche. Nel cantone di Argovia, non c'è quasi nessuna farmacia rimasta che non le usi. Non è tutto oro quel che luccica. In effetti, il sistema è ancora molto nuovo, ma i vantaggi sono potenzialmente enormi, soprattutto per il vostro studio, poiché la necessità di prendere un appuntamento per ritirare la ricetta semplicemente scompare.

Tuttavia, i processi possono essere ottimizzati non solo a livello amministrativo; in alcuni casi, l'efficienza può essere migliorata anche durante il trattamento o la consultazione primaria. 

Consultazione video online

Molte cose vengono semplificate: gli appuntamenti brevi possono anche essere condotti completamente in modo digitale senza problemi

I pazienti a volte hanno l'impressione di dover aspettare a lungo, anche nello studio medico, solo per passare 90 secondi nella sala di trattamento. Non è sempre necessario ricevere i pazienti nello studio, ed è proprio in questo caso che la consultazione video è utile. I vantaggi possono essere trovati nel tempo risparmiato per il professionisti sanitari così come nell'amministrazione e nell'accoglienza dei pazienti. Le videochiamate possono essere effettuate tramite un software esterno, ma per motivi di semplificazione, gli appuntamenti vengono prenotati tramite il sistema amministrativo dello studio medico.

Ci sono già alcune soluzioni in questo campo, ma il rispetto delle linee guida sulla protezione dei dati e una funzionalità tecnica impeccabile devono essere la priorità assoluta. Come medico, puoi quindi decidere se una consultazione video online è adatta a un particolare paziente. Semplici domande o opzioni di trattamento possono così essere trattate in modo rapido ed economico.

Lo studio medico digitale è una logica conseguenza del nostro tempo

Dato che il sistema sanitario deve continuamente bilanciare l'alta qualità dell'assistenza ai pazienti e la redditività economica, uno dei principali obiettivi deve essere l'ottimizzazione dei processi. Per molto tempo, la digitalizzazione è stata limitata allo sviluppo delle attrezzature mediche e troppo spesso ignorava il carico di lavoro amministrativo nel sistema sanitario. Con un concetto di automatizzazione di vari processi nello studio, si può creare una situazione reciprocamente vantaggiosa sia per il paziente che per il medico. Una maggiore flessibilità per entrambe le parti così come il risparmio di tempo e denaro per i medici sono buone ragioni per concentrarsi sulla digitalizzazione in una fase iniziale, dato che comunque si evolverà gradualmente nel lungo termine. 

_{Immagine di copertina del National Cancer Institute. Immagine aggiuntiva da LinkedIn Sales Solutions.}